PDF/UA-konform aus Word exportieren. Geht das? Wie sich das Sozialministerium dieser Herausforderung stellt
Hilfsmittel & neue Technologien
Michael Holzer ist Mitarbeiter im Sozialministerium in der Abteilung Kommunikation und Service. Beim A-Tag 2016 hat er einen spannenden Vortrag zum Thema „PDF/UA in einem Ministerium einführen" gehalten.
Michael Holzer ist Mitarbeiter im Sozialministerium in der Abteilung Kommunikation und Service. Beim A-Tag 2016 hat er einen spannenden Vortrag zum Thema „PDF/UA in einem Ministerium einführen: Strategie, Werkzeuge, Erfahrungen von sozialministerium.at beim Umsetzen von PDF-Barrierefreiheit aus Word“ gehalten. Für den Blog stellt er das Thema in einer dreiteiligen Artikelreihe vor.
PDF/UA-konform aus Word exportieren. Geht das? Wie sich das Sozialministerium dieser Herausforderung stellt
Projektverantwortliche kennen das! Es ist schwer, neue Standards einzuführen, die auch ganzheitlich und vor allem gewissenhaft von allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern umgesetzt werden. Neue Vorgaben bedingen meistens eine Umstellung der eigenen Arbeitsweise, die aufgrund der Komplexität oft überfordert. Inhaltlich Verantwortliche wollen sich in den seltensten Fällen mit Details der inzwischen unüberschaubaren Anzahl an Standards beschäftigen. Daher ist es bei der Implementierung wichtig, die Umsetzung, also das Erreichen des Standards, so einfach wie möglich zu gestalten und die Vorteile und Erleichterungen im Arbeitsalltag aufzuzeigen. Hat man diesen Mehrwert transportiert und ist die Akzeptanz erstmal geschaffen, ist es meist einfach, die gewünschte Qualität in einem hohen Maße zu erreichen.
Das Projekt
Im Jahr 2015 hat das Sozialministerium ein Projekt gestartet, das zum Ziel hatte, barrierefreie PDF-Dokumente in einem effizienten Workflow aus MS Word zu erstellen. Man mag sich fragen, wieso dieses Projekt nicht schon wesentlich früher aufgesetzt wurde? Diese Frage kann mit dem Zeitpunkt der Markteinführung von axesPDF beantwortet werden, mit der es erstmals möglich war, in einem effizienten Workflow und ohne viel Fachwissen, barrierefreie PDFs nach dem PDF/UA-Standard mit reicher Semantik zu erstellen. Davor war die Erstellung sehr mühsam bzw. der Nachbearbeitungsaufwand mit Acrobat enorm hoch. Diese Nachbearbeitung entfällt nun fast gänzlich.
Der Lösungsansatz des Sozialministeriums
Schnell war klar, dass Sozialministerium braucht eine Word-Vorlage, in der die wichtigsten Eigenschaften bereits vordefiniert sind. Viele dieser Basics lassen sich mit axesPDF (ein PlugIn für MS Word) bereits voreinstellen und vollautomatisiert verarbeiten, sodass die Redakteurin bzw. der Redakteur nur wenig Fachkenntnisse braucht, um PDF/UA-konform zu publizieren. Der Exportdialog ist übersichtlich gestaltet und dank der benutzerfreundlichen Oberfläche intuitiv bedienbar.
Ausbildung der User
Natürlich müssen auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Hauses entsprechend geschult werden. Noch vor dem Rollout der Vorlagen wurde über die Verwaltungsakademie des Bundes in kleinen Gruppen geschult. Infolge dieser Schulung haben einige die Aufgabe als „Key-User“ übernommen und stellen nun die Qualität der PDFs sicher. Auf die Ausbildung gehe ich in einem anderen Artikel noch ausführlicher ein.
Rollout der Vorlage
Damit allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Vorlage in der jeweils aktuellen Version zur Verfügung steht, hat sich das Sozialministerium entschieden, die Vorlagen per Windows-Gruppenrichtlinie auszurollen. Mit dieser Vorgehensweise ist es möglich, die Vorlagen zentral zu verwalten und mit wenig Aufwand auf allen Arbeitsplätzen zur Verfügung zu stellen.