Wissenstransfer, Schulungen und Qualitätssicherung

Montag, 19. Dezember 2016 - 0:00

Michael Holzer ist Mitarbeiter im Sozialministerium in der Abteilung Kommunikation und Service. Beim A-Tag 2016 hat er einen spannenden Vortrag zum Thema „PDF/UA in einem Ministerium einführen: Strategie, Werkzeuge, Erfahrungen von sozialministerium.at beim Umsetzen von PDF-Barrierefreiheit aus Word“ gehalten. Für den Blog stellt er das Thema in einer dreiteiligen Artikelreihe vor.

Hier geht es zum ersten Artikel PDF/UA-konform aus Word exportieren. Geht das? Wie sich das Sozialministerium dieser Herausforderung stellt und zum zweiten Artikel Im Inneren der Vorlage – ein Einblick in die technische Umsetzung

Ein Blogbeitrag von: Michael Holzer

Wissenstransfer, Schulungen und Qualitätssicherung

Der wichtigste Aspekt zur Sicherung der Qualität der vielen Dokumente, die tagtäglich mit den Vorlagen erstellt werden, ist die Ausbildung der axesPDF-User. Diese haben das PlugIn auf ihren Arbeitsplätzen installiert, exportieren die finalen Word-Dokumente und prüfen die erstellten PDFs.

Weil viele der vordefinierbaren Eigenschaften bereits im Vorlagendokument hinterlegt wurden, müssen die Redakteurinnen und Redakteure nur die Basics zur Erstellung von barrierefreien PDFs wissen, die ihnen von den speziell ausgebildeten axesPDF-Usern nähergebracht werden. Zu diesen Basics gehören nicht automatisierbare Eigenschaften, die manuell in das Dokument eingefügt werden müssen. Nicht automatisierbare Parameter wurden zum einen in Schulungen vermittelt und zum anderen in einer Arbeitsanleitung niedergeschrieben. Dieses umfangreiche Nachschlagewerk, das im Intranet publiziert wurde, hilft Schritt für Schritt (mit vielen Screenshots) bei der Erstellung eines Dokumentes bzw. bei der Behebung allfälliger Fehler.

Die axesPDF-User, die als First-Level-Support für Fragen der Redakteurinnen und Redakteure zur Verfügung stehen, wurden speziell in kleinen Gruppen durch die Verwaltungsakademie des Bundes geschult. Die Schwerpunkte lassen sich grob in vier Bereiche gliedern:

  • Schwerpunkt 1: Prüfung mit PDF Accessibility Checker mit Schwerpunkt auf Sichtkontrolle mittels Screenreader Preview
  • Schwerpunkt 2: Kennenlernen und Einsetzen der Ansichten in Word
  • Schwerpunkt 3: Verwendung von Formatvorlagen und Dokumentenstruktur
  • Schwerpunkt 4: Umgang mit Bildern und Tabellen in Word – primär mit den Word-eigenen Funktionen und Möglichkeiten

Durch den direkten Kontakt zwischen axesPDF-User und den Redakteurinnen bzw. den Redakteuren lassen sich viele Fragen bereits klären und die Entstehung von Problemen verhindern. Fragen, die vom First-Level nicht beantwortet werden können, werden an einen Second-Level-Support in der Kommunikationsabteilung weitergegeben. Sollten diese Fragen dort auch nicht beantwortet werden können, korrespondiert der Second-Level mit externen Partnern und ggf. auch mit den Softwareherstellern. Der Wissenstransfer und die Arbeitsweise lässt sich mit folgender Grafik visualisieren:

Abbildung 1: Workflow und Wissenstransfer im Sozialministerium

Foto: Diese Grafik skizziert den Workflow und den Wissenstransfer im Sozialministerium und fasst den gesamten Artikel visuell zusammen, Copyright: Sozialministerium, Michael Holzer
Foto: Diese Grafik skizziert den Workflow und den Wissenstransfer im Sozialministerium und fasst den gesamten Artikel visuell zusammen, Copyright: Sozialministerium, Michael Holzer

Export und Qualitätssicherung

Die Redakteurin bzw. der Redakteur sendet das finale Dokument an den axesPDF User innerhalb seiner Sektion. Dort wird das PDF mit dem PlugIn exportiert und im Anschluss einer Qualitätssicherung unterzogen. Im ersten Schritt wird maschinell (mittels PDF Accessibility Checker der Stiftung „Zugang für Alle“) geprüft. Werden keine Fehler gefunden, wird in einem weiteren Schritt über die Screenreader Preview eine Sichtkontrolle durchgeführt. Somit lässt sich die Qualität auf zwei Ebenen sicherstellen. Detailkenntnisse wie Tagbaumkontrolle, Rollenzuordnung usw. werden in der Regel nicht benötigt, da diese Eigenschaften von axesPDF korrekt umgesetzt werden. Bei Problemen übernimmt diese Aufgabe der Second-Level-Support.

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